En los últimos meses, la popularidad de los eventos virtuales se ha disparado.
La situación actual, donde es vital mantener el distanciamiento social, ha puesto a prueba la creatividad de muchos organizadores de eventos. Quienes han hecho uso de la tecnología existente para llevar su plan de eventos al mundo virtual.
Si aún no has considerado organizar eventos virtuales y quiere dar el paso, en este post te cuento cómo hacerlo.
¿Qué es un evento virtual?
Es un evento que tiene lugar en una plataforma web y que reúne de manera virtual a personas de diferentes partes del mundo. Puede ser un contenido grabado o en directo y se caracteriza por permitir la interacción directa con el público vía chat.
Dependiendo del objetivo a alcanzar, este tipo de eventos podría tener forma de webinars, clases (instrumento, yoga, cocina, etc.), cursos (Coursera), demos de producto y otros.
Ventajas de organizar eventos virtuales
- Ahorras tiempo y dinero. Su presupuesto de creación es muy bajo ya que no tienes que reservar un lugar, eliminas los gastos de desplazamiento, alojamiento, comida, etc.
- Es más conveniente para ti y para tu audiencia ya que ahorran el tiempo que utilizan para prepararse y trasladarse al recinto del evento.
- Más amigable con el medio ambiente. Contribuyes con el cuidado del medio ambiente ya que ni tu ni los participantes tienen que trasladarse al recinto, ya sea vía transporte terrestre o aéreo, por lo cual reduces tu huella de carbono.
- Tiene más alcance y es más adaptable. Como es un evento virtual, puedes llegar a más personas de todas partes del mundo.
- Elimina las barreras externas como el mal tiempo.
- Permite interactuar de manera más directa con tu audiencia y obtener más datos sobre ellos que luego te podrían servir para hacer campañas personalizadas.
- Te permite medir el retorno de tu inversión.
- Puedes obtener datos muy valiosos de tus clientes potenciales.
Tipos de eventos virtuales
Con un poco de creatividad, podrías llevar cualquier tipo evento presencial a la web. Aquí hay 8 ejemplos que la plataforma de organización de eventos Eventbrite nos da:
- Ofrece un taller online sobre tu campo de especialización
- Entrevista a un influencer del sector
- Imparte una clase magistral de cocina
- Organiza cursos de jardinería para principiantes
- Monta una sesión de preguntas y respuestas sobre tu empresa
- Haz una demostración online de uno de tus productos estrella
- Organiza un seminario web para dar a conocer tu causa y conseguir que los asistentes pongan su granito de arena
- Imparte una clase de yoga/dibujo/baile en línea
Organiza carreras virtuales, conciertos en directo, una sesión de preguntas y respuestas con alguna personalidad relevante de tu sector. Las posibilidades son infinitas.
Pasos para organizar un evento virtual:
- Define el objetivo de tu evento. Por qué lo vas a hacer, qué quieres lograr. Este paso es vital antes de definir las siguientes acciones.
- Define y analiza a tu público objetivo, qué les gusta, qué les interesa, qué tienes o sabes que les podría interesar.
3. Define el tema. Qué contenido puedes ofrecer que sea de valor para tu público objetivo. Cuál será tu llamada a la acción.
4. Decide el formato que tendrá tu evento, qué día será y cuánto tiempo durará: dependiendo del tipo de evento podrás definir su tiempo de duración, por ejemplo si es un webinar te recomendaría no pasarte de los 60 minutos, siempre deja un espacio de unos 10 o 15 minutos para responder preguntas al final del evento.
5. Desarrolla el material que utilizarás: presentaciones, vídeos, casos prácticos, storytelling, etc.
6. Decide en qué plataforma lo vas a transmitir: hay una gran número de plataformas de streaming y webinars que podrías utilizar.
Por ejemplo YouTube Live, Facebook Live Vimeo son algunas de las plataformas de streaming más populares.
- Luego en términos de webinars tenemos Zoom, Go to webinar y otras.
- Graba tu evento para luego compartirlo con las personas que no pudieron asistir.
- Publica tu evento, ya sea en Eventbrite, tu propia página web, eventos de Facebook o todas.
- Crea un plan de promoción para tu evento: redes sociales, Google Ads.
- Crea un flujo de correos automáticos para comunicarte con las personas que se registren. Comparte enlaces y material de apoyo para el evento.
Es importante que midas la efectividad de cada evento, en términos de asistencia, personas que se conectan, personas que interactúan con tu empresa luego del evento. Así podrás medir su efectividad y mejorar lo que sea necesario.
Con cada evento verás como tu lista de contactos aumenta y tendrás la posibilidad de crear campañas de remarketing personalizadas.
