En esta guía, encontrarás toda la información necesaria para crear, promover y organizar webinars de la manera más efectiva.
Los webinars son una de las mejores herramientas de marketing para hacer crecer tu base de datos de prospectos, quienes luego pueden convertirse en clientes.
Qué es un webinar
Un webinar o seminario virtual es un tipo de evento virtual en formato de video en vivo o grabado donde expones un tema específico a una audiencia específica conectada en directo, con quienes puedes interactuar vía chat.
Las ventajas de organizar este tipo de eventos son muchas pero te puedo destacar que son una fuente excelente para generar leads y para dar ese empujoncito necesario a tu lista de prospectos para que den el siguiente paso y completar la venta.
Pasos para organizar un webinar
Para mí, los webinars siempre deben formar parte del plan de marketing de las empresas. Y lo más recomendable es decidir tu plan de eventos a inicio de año:
Define el objetivo de tu evento virtual
Como siempre debes empezar definiendo tus objetivos, qué esperas lograr al organizar webinars.
Los webinar podrían ayudarte a:
- Darte a conocer como un especialista en tu nicho de mercado
- Hacer crecer tu lista de prospectos
- Generar leads
Antes de definir tu objetivo es muy importante que lo definas partiendo del modelo S.M.A.R.T., tu objetivo debe ser específico, medible, alcanzable, relevante y en un marco de tiempo apropiado.
Define a tu público objetivo
El segundo paso para crear tu plan de webinars es definir a tu público objetivo, tanto a nivel demográfico como de gustos e intereses. Mientras más claro tengas este paso, mejores resultados obtendrás.
Define la frecuencia, día y hora de tu webinar
¿Con qué regularidad organizarás los webinars? Mensual, trimestral. Todo depende del tiempo y los recursos con los que cuentes. Yo considero que un webinar por mes sería muy positivo en términos de generación de leads.
Día:
Los mejores días para organizar webinars son los martes, miércoles o jueves, la razón es muy simple, el lunes empieza la semana por lo que si tu público objetivo trabaja estará a tope de trabajo y reuniones y los viernes, pues ya te podrás imaginar, la gente está solo pensando en el fin de semana.
Particularmente, si yo tuviera que elegir un día, basado en mi experiencia diría que el jueves es el día más apropiado para organizar un webinar.
Hora:
El mejor horario dependerá de a qué público objetivo deseas llegar.
Por ejemplo, si tu público objetivo no trabaja, como personas retiradas, el horario matutino entre 10:00am y 12:30pm tiene muy buena acogida. También, entre 4:30pm y 8:30pm.
En este caso particular, te recomiendo que decidas el horario más oportuno basado en el análisis de tu audiencia objetivo. Prueba diferentes horarios para iniciar y luego de tu primer webinar, aprovecha para preguntar a los asistentes en qué horario les gustaría que fuera el próximo webinar.
Decide la plataforma de webinar que utilizarás
Decide la plataforma de transmisión que utilizarás, como ya te he dicho en artículos anteriores, hay un gran número de aplicaciones que podrías utilizar como Zoom, YouTube, Go to webinar, etc.
Establece los temas y los recursos: presentación, videos, etc.
Tu equipo de ventas es una gran fuente de información valiosa para decidir los temas. Te podrían dar muy buenas ideas de las preguntas más comunes que los clientes hacen. Responde a esas preguntas a través de tu webinar.
También, puedes mirar los comentarios de tus seguidores en las redes sociales, qué preguntan, qué dudas tienen, que podría ser interesante para ellos.
Te recomiendo siempre crear alguna oferta especial para los asistentes al webinar. Podrías ofrecer un descuento, un vale de regalo, etc. Así podrás luego medir quiénes de los asistentes compraron tu producto o servicio y saber qué tan efectivo fue tu evento.
Moderador/a presentador/a del webinar
Decide quién presentará el webinar ¿lo harás tú mismo? ¿Pedirás a otros miembros de la empresa que participen? ¿Tendrás algún invitado/a especial, experto del sector?
Lo bueno de organizar tu lista de eventos virtuales a inicio de año es que puedes planificar con tiempo y así hacer que los miembros de tu equipo se comprometan a participar.
Publica tu lista de eventos
Elige la o las plataformas donde anunciarás tu evento y donde las personas interesadas podrán adquirir su enlace para acceder al webinar: Eventbrite, tu página web, Facebook.
Promociona tu evento
Es muy importante que crees un plan de promoción para cada uno de tus eventos. El plan podría incluir una mezcla de publicidad en Facebook, Instagram, Google ads o incluso publicidad en LinkedIn si te diriges al sector B2B.
También, podrías incluir un banner en tu newsletter de empresa o enviar un correo directamente a tu lista de contactos en el CRM.
Te recomiendo que empieces a promocionar tu evento por lo menos 3 semanas antes, haciendo aún más hincapié en los 3 días previos a tu evento.
Recuerda que es muy importante que segmentes tu publicidad de la manera adecuada, tanto a nivel demográfico como de intereses y/o cómo se ha relacionado con tu marca. Por eso es tan importante que definas a tu público objetivo de manera muy detallada antes de empezar a planear tus webinars.
Interactúa con las personas registradas en el webinar antes y después del webinar.
Crea un flujo de correos automáticos para comunicarte con los asistentes a tu webinar. Comparte enlaces a algún artículo relacionado. Cuenta más acerca del ponente y ofrece unas cuantas pinceladas de los temas que serán abordados.
Invítalos a añadir un recordatorio en su calendario. Este es un modo de mantener el contacto y crear expectación. Envía recordatorios 24 horas antes del evento y una hora antes.
El día del webinar
Horas antes del seminario online, haz prueba de sonido y video, practica para que todo esté a punto a la hora de iniciar el webinar. Hay algunas plataformas de webinars, como Zoom, que te permiten transmitir en directo a través de diferentes redes sociales como Facebook y YouTube. Transmitir tu webinar en directo en Facebook o YouTube te permite llegar a más personas y generar más interacciones con tus seguidores.
Deja un espacio de unos 5 minutos antes de empezar el webinar, así puedes dar lugar a que más gente se una. Empieza con una introducción hablando de quién eres y la empresa, qué hace, cómo lo hace. Destaca el valor añadido. Cuenta brevemente de qué hablarás y empieza.
Deja un espacio de unos 10 minutos para interactuar con los asistentes al final del webinar. Pídeles que se presenten y escriban sus preguntas en la función de chat.
Aparte de compartir la presentación de tu evento, te recomiendo tener tu cámara encendida para que tu audiencia te vea y así generar más cercanía e interacciones.
Después del webinar
Una vez finalizado el evento, envía un correo de agradecimiento con un enlace a la grabación del webinar. Para que las personas que no pudieron asistir o que quieran volver a verlo puedan hacerlo. Pregúntales qué les ha parecido el contenido y pide sugerencias para mejorar.
Por último haz un seguimiento de esas personas, envía campañas de email personalizadas. Crea un anuncio de Facebook utilizando audiencias personalizadas.
Guardar, identifica y alimenta tu base de datos de seminarios web
Si tu plataforma de webinars no lo hace automáticamente, importa la lista de los asistentes a tu plataforma de CRM y/o email marketing. Asegúrate de añadir una etiqueta para identificar de dónde proviene la lista. Si los asistentes te han dado su consentimiento, suscríbelos a tu newsletter, si tienes.
-Nutre la relación con tu base de datos a través del envío de comunicaciones periódicas (boletines de noticia, campañas de correo electrónico personalizadas, etc.).
-Crea anuncios personalizados en Facebook/Instagram: puedes crear una audiencia personalizada en Facebook a partir de esta base de datos y crear anuncios específicos dirigidos a ellos.
-También puedes optar por excluir esta base de datos para asegurarte de que estás llegando a nuevas personas en tus anuncios de Facebook o Instagram.
Una vez realices estos pasos la primera vez, solo tienes que repetir, probar y mejorar.
Te invito a que sigas mi cuenta de Instagram @MarketingTipsByWanda para aprender más tips de marketing que te ayudarán en la transformación digital de tu empresa.
